Email là công cụ giúp trao đổi thông tin giữa các thiết bị điện tử với nhau qua mạng internet và ngày càng được nhiều người sử dụng. Vậy bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Nếu chưa, hãy tham khảo bài viết được Amai Agency chia sẻ dưới đây để biết cách tạo cho mình một email thật chuyên nghiệp nhé!
1. Bố cục chuẩn của một mẫu email chuyên nghiệp
Cách viết email chuyên nghiệp là gì? Như thế nào là một email chuẩn. Một email được đánh giá là chuyên nghiệp phải có đầy đủ các phần như sau:
1.1 Đặt tiêu đề cho email
Việc đặt tiêu đề là yếu tố quan trọng giúp cho email của bạn trở nên chuyên nghiệp trong mắt đối tượng được gửi thư. Tiêu đề cần đảm bảo ngắn gọn, xúc tích và thể hiện được ý chính của toàn bộ nội dung bạn cần truyền tải. Nếu đặt tiêu đề hời hợt, không đủ ý sẽ dễ gây hiểu nhầm và không gây được thiện cảm với người nhận thư.
1.2 Lời chào đầu thư
Khi viết thư gửi cho bất kỳ ai bạn đều phải có một câu chào, để thể hiện sự thành ý và tôn trọng đối phương. Đặc biệt khi gửi email cho khách hàng hay đối tác quan trọng thì lời chào là thứ không bao giờ được thiếu. Tùy vào hoàn cảnh và đối tượng bạn muốn gửi thư mà có những lời chào phù hợp.
1.3 Phần nội dung chi tiết trong thư như mở, thân, kết
Về phần mở bài bạn hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân và mục đích viết thư. Nêu rõ được lý do tại sao viết thư này để người nhận có thể nắm rõ.
Phần thân bài, bạn hãy nêu chi tiết các thông tin bạn muốn truyền tải đến người nhận, nên chia thành những đoạn văn ngắn, dễ đọc. Sắp xếp thông tin theo thứ tự lần lượt trên dưới, nội dung rành mạch, rõ ràng.
Cuối cùng là đoạn kết thư, bạn hãy kết thúc email bằng lời chào lịch sự như “Trân trọng” “Xin cảm ơn”,…
1.4 Chữ ký
Có rất nhiều người khi ấn gửi thư đi thường quên không chèn thêm chữ ký của mình vào và đây là một điều tối kỵ và luôn được nhắc trong các bài viết hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp
2. Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp
Để tạo ra những chiếc email chuyên nghiệp không phải là chuyện khó, tuy nhiên không phải ai cũng biết cách để tạo một bức thư online hoàn chỉnh. Để biết cách viết email chuyên nghiệp hãy tham khảo các bước được chúng tôi hướng dẫn sau đây:
Bước 1: Xác định mục đích cần viết email
Việc bạn cần làm trước khi viết email đó là xác định bạn sẽ viết gì, viết cho ai, viết nhằm mục đích gì. Làm như vậy sẽ giúp bạn xác định được nội dung cần viết và tập trung truyền tải nội dung xoay quanh thông điệp muốn đối phương hiểu và nó cũng là một bước quan trọng trong cách viết email chuyên nghiệp .
Bước 2: Đặt tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng
Tiêu đề email nên đặt ngắn gọn, bao quát được nội dung của toàn bộ bức thư. Sử dụng từ ngữ chính xác, gây được sự chú ý của đối phương. Và không nên sử dụng những từ ngữ dễ gây hiểu nhầm hoặc đặt tiêu đề quá dài.
Bước 3: Mở đầu email bằng một lời chào lịch sự
Hãy bắt đầu email của mình bằng những lời chào lịch sự, thể hiện thành ý tôn trọng đối phương. Giới thiệu về bản thân và lý do viết thư để tạo sự gắn kết và cho đối phương biết bạn là ai.
Bước 4: Trình bày nội dung logic
Bạn hãy phân đoạn nội dung thành những đoạn văn ngắn để người đọc không bị ngợp thông tin và dễ dàng hiểu được ý bạn muốn truyền đạt
Bước 5: Kết thúc email
Khi kết thư hãy gửi một lời cảm ơn, trân trọng hoặc những yêu cầu cụ thể, hẹn ngày gặp lại đối phương.
Bước 6: Kiểm tra lại nội dung và gửi thư
Trước khi ấn gửi hãy kiểm tra lại một lần nữa nội dung bức thư để nếu có sai sót có thể sửa chữa kịp thời. Bên cạnh đó bạn cũng có thể đính kèm theo chữ ký của bản thân để tạo sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy cho email. Cuối cùng là ấn “gửi” để gửi thư đến địa chỉ email cần nhận.
Hãy thực hiện lần lượt các cách viết email chuyên nghiệp như hướng dẫn, đừng bỏ sót bước nào để có thể tạo ra những bức thư chuẩn và tạo được thiện cảm với đối phương. Nếu thiếu một trong các bước trên email của bạn sẽ dễ bị bỏ qua vì độ thiếu chuyên nghiệp khi làm việc.
3. Những lưu ý quan trọng khi viết email
Ngoài việc áp dụng đúng các cách viết email chuyên nghiệp chúng tôi hướng dẫn ở trên, bạn cũng cần phải lưu ý đến những vấn đề sau để tránh xảy ra sai sót:
- Nên sử dụng dòng SubJect để đặt tiêu đề: Hãy tận dụng công cụ Subject để đặt tiêu đề giúp nó trở nên nổi bật và tránh bị hệ thống cho vào thư rác. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng tính năng Cc và Bcc có sẵn trong email để điền thêm tên của người bạn muốn nhận thư.
- Sử dụng từ ngữ lịch sự: Văn phong và phong cách viết thư cũng ảnh hưởng ít nhiều đến việc bạn có nhận được sự tín nhiệm từ đối phương hay không. Sử dụng từ ngữ hợp hoàn cảnh, khi gửi cho sếp sẽ dùng câu từ khác mà khi gửi cho bạn bè lại dùng văn phong khác.
- Kiểm tra kỹ file đính kèm nếu có: Khi gửi báo cáo công việc, hay hồ sơ, CV hãy nhớ kiểm tra kỹ file đính kèm. Nếu chưa gắn hãy tải lên để thể hiện sự chuyên nghiệp và tránh mất thời gian gửi quá nhiều lần.
- Hạn chế viết tắt và lỗi chính tả: Tùy vào từng hoàn cảnh mà bạn có thể sử dụng viết tắt ví dụ như gửi cho bạn bè, nhưng nếu gửi cho đối tác hoặc khách hàng thì không nên. Hãy tránh mắc phải những lỗi viết tắt và sai chính tả để email có bạn thật chuyên nghiệp trong mắt đối tác và sếp của mình.
4.Lời kết
Bài viết trên đây chúng ta đã tìm hiểu xong về cách viết email chuyên nghiệp. Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ giúp bạn tạo ra những chiếc email thật chuyên nghiệp trong công việc. Ngoài ra, tại Amai Agency có rất nhiều bài viết cung cấp những thông tin hay bạn có thể ghé qua để đọc thêm.
